26 KiB
CivisCloud
Tárgyi eszköz modul
Verzió: 4
Felhasználói kézikönyv
Tartalomjegyzék
- Bevezetés
- Tárgyi eszköz kategória
- Tárgyi eszköz csoport
- Szobakód
- Tárgyi eszköz esemény
- Tárgyi eszköz tulajdonságnév
- Kisértékű paraméter
- Biztosítási csoport
- Leltársablon
- Tárgyi eszköz nyilvántartó lap
- Leírási kulcs
- Tulajdonság
- Eszköz a szobában
- Aktiválás
- Értékváltozás
- Csoportos értékcsökkenés
- Szobaleltár
- Tárgyi eszköz import
- Szobaelhelyezés import
- Listák
Bevezetés
A Tárgyi eszköz modul a vállalkozás tartós eszközeinek nyilvántartására, helyének követésére, aktiválására, értékváltozására, értékcsökkenésére és szobaleltározására szolgál.
A modul a keretrendszerre épül. A menük és a listák csak akkor jelennek meg, ha a licenszben szerepel a Tárgyi eszköz modul, és a felhasználó szerepköre jogosultságot kapott rájuk. Ingyenes licenszben a modul menüi nem érhetők el. A lista, a kereső sáv, az új felvitel, a módosítás, a törlés, a nyomtatás és az exportálás működése a törzseknél megegyezik a Keretrendszer Alaptörzs fejezetében leírtakkal.
A nyilvántartás és a leltár a szervezetre és a munkaszámra vonatkozó sorjogot figyelembe veszi. A felhasználó csak azokat a szervezeteket és munkaszámokat látja, amelyekre a szerepköre jogosult.
A mindennapi munka tipikus sorrendje:
• Törzsek felvétele (kategória, csoport, szobakód, esemény, tulajdonságnév)
• Eszközök felvitele a nyilvántartó lapon
• Aktiválás, majd értékváltozás és értékcsökkenés
• Szobaelhelyezés és szobaleltár
A 
- „Kedvencekhez ad” gomb minden menünél a Kedvencek közé teszi a funkciót. A 
- „Frissítés” gomb a lista adatait kéri le újból a szerverről.
Tárgyi eszköz kategória
A kategória az eszközök csoportosítására és az azonosítószám-tartomány megadására szolgál. Új eszköz felvitelénél a program a kategória „Azonosítótól” és „Azonosítóig” értékei között képzi az azonosítót.
Törzs kezelés szempontjából Alaptörzs. A kategóriák az aktuális céghez tartoznak.
Az 
- „Új felvitel” gomb megnyomásával hozhatunk létre új rekordot.
A *-al jelzett mezők kitöltése kötelező.
• Kód: a kategória rövid jele.
• Megnevezés: a kategória neve.
• Azonosítótól: a tartomány alsó értéke.
• Azonosítóig: a tartomány felső értéke.
A 
- „Mentés” gomb az aktuális képernyő tartalmát leellenőrzi, és hibamentesség esetén elmenti, valamint bezárja.
A 
- „Kilépés” gomb az aktuális képernyőt mentés nélkül bezárja.
Tárgyi eszköz csoport
A csoport az eszközök további, a kategóriától független csoportosítására szolgál. A nyilvántartó lapon az eszközhöz csoportot rendelünk.
Törzs kezelés szempontjából Alaptörzs. A csoportok az aktuális céghez tartoznak.
Az - „Új felvitel” gomb megnyomásával hozhatunk létre új rekordot.
A *-al jelzett mezők kitöltése kötelező.
• Kód: a csoport rövid jele.
• Megnevezés: a csoport neve.
A - „Mentés” gomb az aktuális képernyő tartalmát leellenőrzi, és hibamentesség esetén elmenti, valamint bezárja.
A - „Kilépés” gomb az aktuális képernyőt mentés nélkül bezárja.
Szobakód
A szobakód az eszköz fizikai helyét jelöli. Az aktiváláskor, a szobaelhelyezéskor és a szobaleltárnál a szobák közül választunk. A lista a szervezet szerinti sorjogot figyelembe veszi.
Törzs kezelés szempontjából Alaptörzs. A szobák az aktuális céghez tartoznak.
Az - „Új felvitel” gomb megnyomásával hozhatunk létre új rekordot.
A *-al jelzett mezők kitöltése kötelező.
• Kód: a szoba jele.
• Megnevezés: a szoba neve.
• Szervezet: a szobához tartozó szervezet. Jobb kattintással, a szokásos keresővel választható. A leltár és a szobaelhelyezés ezen a szervezeten keresztül szűr.
• Személy: a szobáért felelős személy, ha van ilyen.
• Külső azonosító: külső rendszerben használt kód, ha a szobát más nyilvántartással is összekötjük.
• Aktív: ha nincs bejelölve, a szoba az aktiválásnál és a mozgásnál nem választható.
A leltár dátuma a szobaleltár zárásakor töltődik. Ezt a mezőt kézzel nem szerkesztjük.
A - „Mentés” gomb az aktuális képernyő tartalmát leellenőrzi, és hibamentesség esetén elmenti, valamint bezárja.
A - „Kilépés” gomb az aktuális képernyőt mentés nélkül bezárja.
Tárgyi eszköz esemény
Az esemény az értékváltozás és az aktiválás típusait írja le. Innen választjuk ki, hogy aktiválásról, átsorolásról, értékcsökkenésről vagy kivezetésről van-e szó. Az eseményhez könyvelési szabály is tartozhat.
Törzs kezelés szempontjából Alaptörzs. Az események az aktuális céghez tartoznak.
Az adatlap három részre tagolódik: alapadatok, nagyértékű eszközök, kisértékű eszközök.
Az - „Új felvitel” gomb megnyomásával hozhatunk létre új rekordot.
A *-al jelzett mezők kitöltése kötelező.
• Megnevezés: az esemény neve.
• Típus: Aktiválás, Átsorolás, Értékcsökkenés vagy Kivezetés.
• Szoba szükséges: ha be van jelölve, az esemény rögzítésekor szobát is meg kell adni.
• Megjegyzés: szabad szöveg.
A nagyértékű és a kisértékű szakaszban előző és következő esemény, valamint napok adhatók meg. Ezek a láncolt események (például aktiválás után értékcsökkenés) időzítését segítik.
Mentés után megjelenik az eseményhez tartozó szabályok fül. Itt adhatók meg a könyvelési feltételek és a főkönyvi kontírozás. A szabály törzs kezelés szempontjából szintén Alaptörzs.
A - „Mentés” gomb az aktuális képernyő tartalmát leellenőrzi, és hibamentesség esetén elmenti, valamint bezárja.
A - „Kilépés” gomb az aktuális képernyőt mentés nélkül bezárja.
Tárgyi eszköz tulajdonságnév
A tulajdonságnév az eszközökön rögzíthető extra jellemzők listája (például szín, méret, gyári szám típusa). Magát az értéket a nyilvántartó lap Tulajdonság fülén adjuk meg.
Törzs kezelés szempontjából Alaptörzs. A tulajdonságnevek az aktuális céghez tartoznak.
Az - „Új felvitel” gomb megnyomásával hozhatunk létre új rekordot.
A „Megnevezés” mező kitöltése kötelező.
A - „Mentés” gomb az aktuális képernyő tartalmát leellenőrzi, és hibamentesség esetén elmenti, valamint bezárja.
A - „Kilépés” gomb az aktuális képernyőt mentés nélkül bezárja.
Kisértékű paraméter
A kisértékű paraméter azt az értékhatárt adja meg, amelytől a program kisértékű eszközként kezeli a tételt. Az aktiválásnál a típus (kisértékű / nagyértékű) ettől az értéktől is függhet.
Törzs kezelés szempontjából Alaptörzs. A paraméterek az aktuális céghez tartoznak. Több sor is felvihető, a „Dátumtól” mezővel időszakonként más értékhatár adható.
Az - „Új felvitel” gomb megnyomásával hozhatunk létre új rekordot.
A *-al jelzett mezők kitöltése kötelező.
• Dátumtól: mettől érvényes az értékhatár.
• Érték: a kisértékű besorolás értékhatára.
A - „Mentés” gomb az aktuális képernyő tartalmát leellenőrzi, és hibamentesség esetén elmenti, valamint bezárja.
A - „Kilépés” gomb az aktuális képernyőt mentés nélkül bezárja.
Biztosítási csoport
A biztosítási csoport az eszközök biztosítási besorolására szolgál. A nyilvántartó lapon az eszközhöz csoportot rendelünk, a biztosítási leltár lista ezen a csoporton keresztül szűrhető.
Törzs kezelés szempontjából Alaptörzs. A csoportok az aktuális céghez tartoznak.
Az - „Új felvitel” gomb megnyomásával hozhatunk létre új rekordot.
A „Megnevezés” mező kitöltése kötelező.
A - „Mentés” gomb az aktuális képernyő tartalmát leellenőrzi, és hibamentesség esetén elmenti, valamint bezárja.
A - „Kilépés” gomb az aktuális képernyőt mentés nélkül bezárja.
Leltársablon
A leltársablon a szobaleltár, a kiértékelés és a szobamozgás nyomtatványainak szövegezését és formáját tartja. A szobaleltár a sablon alapján készíti a nyomtatást.
Törzs kezelés szempontjából Alaptörzs. A sablonok az aktuális céghez tartoznak.
Az - „Új felvitel” gomb megnyomásával hozhatunk létre új rekordot.
A *-al jelzett mezők kitöltése kötelező.
• Megnevezés: a sablon neve.
• Forrás: Szobaleltár, Kiértékelés vagy Szobamozgás.
• Típus: a sablon rövid jele.
• Sablon: a nyomtatvány tartalma.
A - „Mentés” gomb az aktuális képernyő tartalmát leellenőrzi, és hibamentesség esetén elmenti, valamint bezárja.
A - „Kilépés” gomb az aktuális képernyőt mentés nélkül bezárja.
Tárgyi eszköz nyilvántartó lap
A nyilvántartó lap a modul központi törzse. Itt tartjuk az eszköz azonosítóját, megnevezését, csoportját, szervezetét, érték- és főkönyvi adatait. Mentés után füleken jelenik meg a leírási kulcs, a tulajdonság és a szobaelhelyezés.
Törzs kezelés szempontjából Alaptörzs. Az eszközök az aktuális céghez tartoznak. A lista a szervezet és a munkaszám szerinti sorjogot figyelembe veszi.
Az - „Új felvitel” gomb megnyomásával hozhatunk létre új rekordot.
A *-al jelzett mezők kitöltése kötelező.
• Kategória: a Tárgyi eszköz kategória törzsből. Jobb kattintással, a szokásos keresővel választható. Az azonosító a kategória tartományából képződik.
• Azonosító: az eszköz nyilvántartási száma. Kitöltése kötelező, a listákon és a vonalkódon ez jelenik meg.
• Megnevezés: az eszköz neve.
• Tárgyi eszköz csoport: a csoport törzsből.
• Gyártási szám: gyári vagy gyártási azonosító.
• Szervezet: az eszköz szervezete. A sorjog ezen a mezőn érvényesül.
• Munkaszám: az eszköz munkaszáma, ha a cég munkaszámon is nyilvántart.
• Bizonylatszám: a beszerzés bizonylata.
• Biztosítási csoport: a biztosítási csoport törzsből.
• Szállító: a beszerzés partnere.
• Egységár: a beszerzési érték.
• Teljesítés dátuma: a beszerzés / aktiváláshoz kapcsolódó dátum.
• Maradvány érték: az értékcsökkenésnél figyelembe vett maradvány.
• Aktiválás dátuma: mikor került az eszköz használatba.
• Fejlesztési tartalék: ha a beszerzés fejlesztési tartalékból történt.
• Érték főkönyvi száma: a tárgyi eszköz főkönyvi száma a számlatükörből.
• ÉCS főkönyvi száma: az értékcsökkenés főkönyvi száma a számlatükörből.
• Mértékegység: alapértelmezés szerint db.
• Megjegyzés: szabad szöveg.
A - „Mentés” gomb az aktuális képernyő tartalmát leellenőrzi, és hibamentesség esetén elmenti, valamint bezárja.
A - „Kilépés” gomb az aktuális képernyőt mentés nélkül bezárja.
A 
- „Törlés” gomb az eszközt törli. A törlés a kapcsolódó leírási kulcsokat, tulajdonságokat és szobaelhelyezéseket is érinti, vagy figyelmeztet, ha a törlés előtt más kapcsolatot is törölni kell.
Leírási kulcs
A leírási kulcs a nyilvántartó lap fülén jelenik meg, az adott eszközhöz. Itt adjuk meg, milyen kulccsal és milyen módon számoljon a program értékcsökkenést.
Törzs kezelés szempontjából Alaptörzs. Egy eszközhöz több, dátumtól érvényes kulcs is felvihető.
Az - „Új felvitel” gomb megnyomásával hozhatunk létre új rekordot.
A *-al jelzett mezők kitöltése kötelező.
• Dátumtól: mettől érvényes a kulcs.
• Típus: Lineáris vagy Fix összegű.
• Kulcs SZVT szerint: a számviteli törvény szerinti leírási kulcs.
• Kulcs adó tv szerint: az adótörvény szerinti leírási kulcs.
• Összeg: fix összegű leírásnál az időszakos összeg.
A csoportos értékcsökkenés ezeket a kulcsokat használja.
A - „Mentés” gomb az aktuális képernyő tartalmát leellenőrzi, és hibamentesség esetén elmenti, valamint bezárja.
A - „Kilépés” gomb az aktuális képernyőt mentés nélkül bezárja.
Tulajdonság
A tulajdonság a nyilvántartó lap fülén jelenik meg. Itt rendeljük az eszközhöz a tulajdonságnév törzsből választott jellemzőt és annak értékét.
Törzs kezelés szempontjából Alaptörzs.
Az - „Új felvitel” gomb megnyomásával hozhatunk létre új rekordot.
A tulajdonság (tulajdonságnév) kitöltése kötelező. Jobb kattintással, a szokásos keresővel választjuk a Tárgyi eszköz tulajdonságnév törzsből. Az érték mezőben adjuk meg a konkrét adatot.
A - „Mentés” gomb az aktuális képernyő tartalmát leellenőrzi, és hibamentesség esetén elmenti, valamint bezárja.
A - „Kilépés” gomb az aktuális képernyőt mentés nélkül bezárja.
Eszköz a szobában
Az eszköz szobaelhelyezése önálló menüből és a nyilvántartó lap füléről is elérhető. Itt rögzítjük, melyik szobában, milyen mennyiségben van az eszköz, és honnan hová került.
Törzs kezelés szempontjából Alaptörzs. A lista a szoba szervezete szerinti sorjogot figyelembe veszi.
Az - „Új felvitel” gomb megnyomásával hozhatunk létre új rekordot.
A *-al jelzett mezők kitöltése kötelező.
• Dátum: a mozgás vagy az elhelyezés dátuma.
• Mennyiség: az adott szobában lévő mennyiség.
• Szobából: a kiinduló szoba. Jobb kattintással, a szokásos keresővel választható.
• Szobába: a cél szoba.
A szobaleltár és a szobamozgás listák ezekből a mozgásokból dolgoznak. Az aktiváláskor megadott szoba itt is megjelenik.
A - „Mentés” gomb az aktuális képernyő tartalmát leellenőrzi, és hibamentesség esetén elmenti, valamint bezárja.
A - „Kilépés” gomb az aktuális képernyőt mentés nélkül bezárja.
Aktiválás
Az aktiválás a beszerzett eszköz használatba vételét rögzíti. Itt adjuk meg, kisértékű vagy nagyértékű-e a tétel, melyik szervezethez és szobához tartozik, milyen esemény szerint könyvelendő, és milyen tételekből áll.
Törzs kezelés szempontjából Alaptörzs, a fejléchez tétel fül tartozik. A lista a szervezet és a munkaszám szerinti sorjogot figyelembe veszi.
Az - „Új felvitel” gomb megnyomásával hozhatunk létre új rekordot.
A *-al jelzett mezők kitöltése kötelező.
• Típus: Kisértékű eszköz vagy Nagyértékű eszköz.
• Szervezet: az aktiválás szervezete.
• Megnevezés: az aktiválás leírása.
• Szobába: a használatba vétel szobája. Csak aktív szoba választható.
• Bizonylatszám: a kapcsolódó beszerzési bizonylat.
• Esemény: a Tárgyi eszköz esemény törzsből, aktiválás típusú események közül.
• Aktiválás dátuma: a használatba vétel napja.
Mentés után megjelenik a tételek fül. A tételen megadható a megnevezés, a gyártási szám, a mennyiség, a bruttó érték és a megjegyzés. A tételekből készülhet a nyilvántartó lapon szereplő eszköz.
A program az aktiválásból könyvelési eseményt is készíthet, ha az eseményhez szabály van rendelve. Az aktiválási bizonylat listából a felvitt aktiválás kinyomtatható.
A - „Mentés” gomb az aktuális képernyő tartalmát leellenőrzi, és hibamentesség esetén elmenti, valamint bezárja.
A - „Kilépés” gomb az aktuális képernyőt mentés nélkül bezárja.
Értékváltozás
Az értékváltozás az eszközön történt későbbi eseményeket (átsorolás, értékcsökkenés, kivezetés) rögzíti. A tételhez eseményt, dátumot és – ha az esemény előírja – szobát adunk meg. Kapcsolódhat aktiváláshoz is.
Törzs kezelés szempontjából Alaptörzs. Az értékváltozások az eszközhöz tartoznak.
Az - „Új felvitel” gomb megnyomásával hozhatunk létre új rekordot.
A *-al jelzett mezők kitöltése kötelező.
• Dátum: az esemény napja.
• Esemény: a Tárgyi eszköz esemény törzsből.
• Aktiválás: ha az értékváltozás egy adott aktiváláshoz kapcsolódik.
A csoportos értékcsökkenés automatikusan is létrehoz értékváltozás sorokat. A kézi felvitel a rendkívüli mozgásokra, kivezetésre, átsorolásra való.
A - „Mentés” gomb az aktuális képernyő tartalmát leellenőrzi, és hibamentesség esetén elmenti, valamint bezárja.
A - „Kilépés” gomb az aktuális képernyőt mentés nélkül bezárja.
Csoportos értékcsökkenés
A csoportos értékcsökkenés a nyilvántartó lapon szereplő, leírási kulccsal ellátott eszközökre számol értékcsökkenést a megadott időszakra. Nem klasszikus törzslista: a program összegyűjti az eszközöket, megjeleníti a napokat és a kulcsokat, majd a jóváhagyás után értékváltozás eseményeket készít.
A képernyőn a szervezet és a munkaszám szerinti sorjog érvényesül. Ingyenes licenszben a menüpont nem érhető el.
A listában látható:
• az eszköz azonosítója és megnevezése
• a számításba vett napok
• a számviteli és az adótörvény szerinti kulcs
A feldolgozás előtt ellenőrizzük a dátumot és a kijelölt sorokat. Sikeres futás után az értékváltozások és – ha az eseményhez szabály tartozik – a könyvelési tételek is létrejönnek.
A - „Kedvencekhez ad” gombbal a funkció a kedvencek közé tehető.
A gomb az eszközök listáját kéri le újból.
Szobaleltár
A szobaleltár a kiválasztott szervezet és szoba eszközeit hasonlítja a nyilvántartáshoz. Itt nyitjuk a leltárt, rögzítjük a talált mennyiséget, majd zárjuk a szobát.
Törzs kezelés szempontjából Alaptörzs, a fejléchez a leltározás tételei tartoznak. A lista a szervezet szerinti sorjogot figyelembe veszi.
Az - „Új felvitel” gomb megnyomásával hozhatunk létre új leltárfejet.
A *-al jelzett mezők kitöltése kötelező.
• Szervezet: melyik szervezet szobáit leltározzuk.
• Dátum: a leltár napja.
• Szobakód: a leltározandó szoba.
• Leltárjegyzőkönyv száma: a jegyzőkönyv azonosítója, ha van.
• Lezárt: a zárás után a tétel már nem módosítható.
A nyitott leltáron a szobában várt és a ténylegesen talált eszközök rögzíthetők. Vonalkódos leolvasás is használható, ha az eszköz azonosítója vonalkódon szerepel.
A lezárt leltár alapesetben nem oldható vissza. A feloldáshoz a Speciális funkciókban a tárgyi eszköz leltár zárás feloldása jogot kell a szerepkörhöz rendelni. Erről a Keretrendszer Speciális funkciók fejezete szól.
A - „Mentés” gomb az aktuális képernyő tartalmát leellenőrzi, és hibamentesség esetén elmenti, valamint bezárja.
A - „Kilépés” gomb az aktuális képernyőt mentés nélkül bezárja.
A 
- „Nyomtatás” gomb a leltársablon alapján készíti a jegyzőkönyvet.
Tárgyi eszköz import
A tárgyi eszköz import Excel vagy hasonló állományból tölti be a nyilvántartó lapra az eszközöket. Nem Alaptörzs: fájl kiválasztása után a program betölti a sorokat, ellenőrzi a kategóriát és a kötelező mezőket, majd rögzíti az eszközöket.
Ingyenes licenszben a menüpont nem érhető el.
A feltöltendő állomány oszlopait a program a nyilvántartó lap mezőihez igazítja (azonosító, megnevezés, kategória, csoport, szervezet). Hibás sor esetén a program üzenetet ad, a helyes sorok felvihetők.
A - „Kedvencekhez ad” gombbal a funkció a kedvencek közé tehető.
Szobaelhelyezés import
A szobaelhelyezés import a már felvitt eszközök szobához rendelését tölti be állományból. A működés a tárgyi eszköz importhoz hasonló: fájl kiválasztása, ellenőrzés, rögzítés.
Ingyenes licenszben a menüpont nem érhető el.
Az állományban az eszköz azonosítója, a szoba és a dátum a kötelező adat. A program csak létező eszközhöz és aktív szobához tölt be mozgást.
Listák
A Tárgyi eszköz modul listái a menü melletti Listák fülön jelennek meg, ha a szerepkör riportjogot kapott rájuk. A listák működése megegyezik a Keretrendszer Listák fejezetében leírtakkal.
A - „Nyomtatás” gomb a szűrőfeltételeknek megfelelő listát készíti pdf formában.
A 
- „Export” gomb a lista tartalmát a kiválasztott formátumban adja át.
A gomb a listát a Kedvencek jobb oldali oszlopába teszi.
Tárgyi eszköz karton
Az eszközök részletes kartonja. Szűrhető eszköz azonosítótól–ig, szervezetre, munkaszámra és dátumra. A kartonon a nyilvántartási adatok mellett a szobaelhelyezés is szerepelhet.
Vonalkód
Az eszköz azonosítójából vonalkódot nyomtat, címkézéshez. Szűrhető eszköz azonosítótól–ig.
Eszközkarton
Az eszköz értékváltozásainak időrendi kartonja. A dátumtól–ig és a szervezet megadása kötelező a dátum mezőknél.
Értékváltozás
Az időszaki értékváltozások listája (aktiválás, értékcsökkenés, kivezetés).
Eseménylista
A rögzített tárgyi eszköz események listája a megadott szűrők szerint.
Értékváltozás karton
Az értékváltozások főkönyvi / karton szerinti összesítése.
Aktiválási bizonylat
A kiválasztott aktiválás nyomtatványa, kisértékű vagy nagyértékű megjelöléssel, a tételekkel.
Szobaleltár
A szobaleltár jegyzőkönyve, a várt és a talált eszközökkel. Vonalkódos változata is készíthető.
Szobaleltár vonalkód nélkül
Ugyanaz a szobaleltár, vonalkód nélkül, ha a címkézés nem szükséges.
Szobamozgás
Az eszközök szobák közötti mozgása a megadott időszakra.
Szobamozgás ellenőrzés
A szobamozgások ellenőrző listája, az eltérések kiszűrésére.
Biztosítási leltár
A biztosítási csoporthoz tartozó eszközök listája.
Kapcsolódó eszközök
Az egymáshoz rendelt, kapcsolódó eszközök listája. Részletes változata is készíthető.